PB 4.2-3: Lenkung der Aufzeichnungen

1 Ziel und Zweck

Dieses Verfahren regelt den Umgang mit den von dem Bauunternehmen Mustermann zu erstellenden für das Qualitäts- und Umweltsystem relevanten Aufzeichnungen.

2 Geltungsbereich

Diese Prozessbeschreibung gilt für alle Abteilungen des Unternehmens.

3 Begriffe

Aufzeichnungen

Auf Basis der für das Qualitäts- und Umweltsystem relevanten Dokumente erstellte Schriftstücke zur Dokumentation der durchgeführten Arbeiten.

4 Zuständigkeiten

Sofern keine anderen Regelungen getroffen wurden, sind für die Erstellung, Aufbewahrung, Verteilung und Ausgabe von Aufzeichnungen die Personen zuständig, die mit der Durchführung der zugehörigen Tätigkeiten beauftragt wurden.

5 Ablauforganisation

5.1 Erstellung von Aufzeichnungen

Aus den Kapiteln des QM-/UM-Handbuches bzw. den dazugehörigen Prozessbeschreibungen kann entnommen werden, welche Aufzeichnungen und Auswertungen zu erstellen sind.

Aufzeichnungen und Auswertungen erfolgen anhand von Formblättern (Anhang) oder durch Erfassung im IT-System.

Wenn Aufzeichnungen (bzw. Auswertungen) erforderlich sind,

· sind Art, Umfang und Aufbau der Aufzeichnungen festzulegen

· sind Zuständigkeiten für die Erstellung zu regeln

· ist die Zuordnung von Aufzeichnungen, der Bauleistungen, Verfahren, Einrichtungen und Personen sicherzustellen

· ist der Verteiler (bzw. ein Verfahren zur Bestimmung des Verteilers) festzulegen

· sind Aufbewahrungsort und -dauer bestimmen

· sind Aufzeichnungen vor Beeinträchtigung, Beschädigung und Verlust zu schützen

· ist die Registrierung und Identifizierbarkeit sicherzustellen

· ist die Leserlichkeit sicherzustellen

5.2 Prozessdiagramm – Erstellung von Aufzeichnungen

6 Dokumentation

· Aufzeichnungen

7 Änderungsdienst

Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-/UM-Beauftragten vorgenommen.

8 Hinweise und Mitgeltende Unterlagen

8.1 Mitgeltende Unterlagen

- keine -

8.2 Hinweise

- keine -

9 Anlagen

· Musterformblatt Aufzeichnung